Lista rezerwowa: jak zarabiać na wyprzedanym wydarzeniu i nie zmarnować ani jednego miejsca

Komunikat "wyprzedane" wygląda jak sukces, a w praktyce jest miejscem, w którym kończy się sprzedaż i zaczyna cisza. Ludzie wchodzą na stronę wydarzenia, widzą zamknięte drzwi i wychodzą bez śladu. Tymczasem część z nich kupiłaby bilet jeszcze tego samego dnia, a część miejsc i tak wróci do puli, bo ktoś nie zapłaci na czas albo zrezygnuje. Lista rezerwowa łączy te dwie rzeczy.

Dwie rzeczy, które daje lista rezerwowa

Pierwsza jest oczywista: odzyskujesz miejsca. Zwrócony bilet albo zamówienie, za które nikt nie zapłacił, zwykle wraca do sprzedaży w środku nocy i nikt tego nie zauważa. Z listą rezerwową to miejsce od razu trafia do kogoś, kto na nie czeka.

Druga jest mniej oczywista i często cenniejsza: dostajesz liczbę. Wiesz nie tylko, że sprzedałeś komplet, ale też ilu ludzi chciało kupić bilet po wyprzedaniu. To jedyny moment, w którym możesz zmierzyć popyt ponad pojemność sali, a od tej liczby zależą decyzje o drugim terminie, większej sali i cenie biletu następnym razem.

Jak to działa w Biletigo

Listę rezerwową włączasz w ustawieniach wydarzenia, w sekcji z limitami zakupu. Formularz zapisu pojawia się na stronie wydarzenia dopiero wtedy, gdy bilety są wyprzedane, w miejscu, w którym wcześniej był przycisk zakupu. Uczestnik podaje imię, adres e-mail i liczbę biletów, a w potwierdzeniu dostaje swoją pozycję w kolejce.

Od tego momentu nie musisz robić nic. Gdy w puli pojawia się wolne miejsce, kolejna osoba z kolejki dostaje mailem osobisty link do zakupu, a miejsce jest dla niej zablokowane do czasu wygaśnięcia oferty. Nikt inny nie może go w tym czasie kupić, więc oferta jest prawdziwą ofertą, a nie zaproszeniem do wyścigu.

• Oferty idą w kolejności zapisu, bez Twojego udziału
• Osoba z ofertą ma 12 godzin na zakup, a gdy do wydarzenia zostało mniej niż 48 godzin, 3 godziny
• Miejsce jest zablokowane na czas trwania oferty, więc nikt jej nie wyprzedzi
• Link z oferty od razu wypełnia koszyk właściwą pulą i liczbą biletów
• Po wygaśnięciu oferty miejsce wraca do kolejki i trafia do następnej osoby
• Jeśli ktoś prosił o więcej biletów, niż aktualnie zwolniono, system pomija go i proponuje miejsce dalszej osobie, która się zmieści

Kiedy oferty wychodzą automatycznie

• Ktoś anulował bilet albo bilet został anulowany przez Ciebie
• Nieopłacone zamówienie wygasło i bilety wróciły do puli
• Zwiększyłeś pulę typu biletu albo poszerzyłeś strefę cenową o kolejne sekcje lub rzędy
• Wygasła oferta wysłana wcześniejszej osobie z listy

Jak o tym mówić w komunikacji

Wyprzedanie biletów to najmocniejszy dowód społeczny, jaki dostaniesz za darmo, a większość organizatorów marnuje go na suchy komunikat. Post o wyprzedaniu bez wezwania do działania zbiera gratulacje i nic poza tym. Post o wyprzedaniu z linkiem do listy rezerwowej zbiera kontakty.

1. 1

   Ogłoś wyprzedanie osobnym komunikatem

   Nie chowaj tej informacji w komentarzu pod starym postem. To osobna wiadomość, z własną grafiką, w każdym kanale, w którym prowadziłeś sprzedaż.

2. 2

   W tym samym zdaniu podaj, co dalej

   Zamiast "bilety wyprzedane" napisz "bilety wyprzedane, zapisy na listę rezerwową otwarte". Bez drugiej części komunikat nie prowadzi donikąd.

3. 3

   Wyjaśnij mechanizm w jednym zdaniu

   Ludzie zapisują się chętniej, gdy wiedzą, czego się spodziewać: "gdy ktoś zrezygnuje, wyślemy propozycję kolejnej osobie z listy, w kolejności zapisu". Konkret buduje zaufanie do kolejki.

4. 4

   Nie obiecuj biletu

   Zapis na listę to szansa, nie rezerwacja. Obietnica, której nie dotrzymasz, kosztuje więcej niż kilka dodatkowych zapisów.

5. 5

   Przypomnij o liście przy kolejnych okazjach

   Każda wzmianka o wydarzeniu w tygodniach przed terminem może kończyć się zdaniem o liście rezerwowej. Zwroty zdarzają się do ostatniego dnia.

6. 6

   Wykorzystaj listę jako argument w rozmowie ze sponsorem i miejscem

   Komplet na sali plus stu chętnych w kolejce to inna rozmowa niż sam komplet. To policzalny dowód, że popyt przekracza pojemność.

Lista rezerwowa jako badanie popytu przed drugim terminem

Decyzja o dogrywce, większej sali albo dodatkowej puli biletów zwykle zapada na wyczucie. Lista rezerwowa zamienia to wyczucie w liczbę, którą widzisz w panelu: ilu ludzi zapisało się po wyprzedaniu i ile biletów łącznie zamówili.

Nie traktuj jednak tej liczby jako gotowej prognozy sprzedaży. Zapis jest bezkosztowy, więc część osób nie kupi biletu nawet wtedy, gdy dostanie ofertę. Traktuj listę jako górną granicę zainteresowania i sygnał kierunkowy, a nie jako liczbę biletów, które na pewno sprzedasz w drugim terminie.

Przy tej okazji warto spojrzeć też na strukturę zapisów. Jeśli kolejka ustawia się głównie do jednej strefy albo jednego typu biletu, to informacja o cenie, a nie o pojemności: prawdopodobnie ta pula była wyceniona zbyt nisko względem pozostałych.

Gdy dokładasz miejsca, kolejka ma pierwszeństwo

Jeżeli po wyprzedaniu uda Ci się dołożyć miejsca, na przykład dostawki albo dodatkowy rząd, zwiększ pulę biletów zanim ogłosisz to publicznie. Powiększenie puli samo uruchamia wysyłkę ofert do kolejki, więc osoby, które czekały, dostaną swoją szansę jako pierwsze.

To nie jest tylko kwestia uczciwości wobec zapisanych, choć ta też się liczy. Lista rezerwowa, która nigdy nie działa, przestaje być wiarygodna, a przy następnym wydarzeniu nikt się na nią nie zapisze. Publiczne ogłoszenie nowej puli z pominięciem kolejki jest najszybszym sposobem, żeby to narzędzie zepsuć.

Jak nie zmarnować odzyskanych miejsc

1. 1

   Włącz listę zanim bilety się skończą

   Formularz pojawi się sam dopiero po wyprzedaniu, ale ustawienie trzeba włączyć wcześniej. Wydarzenie, które wyprzedało się w weekend bez włączonej listy, traci najgorętsze godziny.

2. 2

   Pilnuj terminu zakończenia sprzedaży

   Oferty nie wyjdą do puli, w której sprzedaż już się zakończyła. Jeśli chcesz odzyskiwać miejsca do ostatniej chwili, ustaw koniec sprzedaży blisko startu wydarzenia.

3. 3

   Przyspiesz ofertę po zmianach na planie sali

   System sprawdzi odblokowane miejsca w ciągu 30 minut. Jeśli chcesz wysłać ofertę wcześniej, kliknij "Zwolnij miejsca dla listy" w panelu.

4. 4

   Zajrzyj do panelu dzień przed wydarzeniem

   To moment, w którym przychodzi najwięcej rezygnacji, a okno oferty skraca się do 3 godzin. Licznik wolnych miejsc w panelu pokaże, czy coś zostało nierozdysponowane.

5. 5

   Weź listę na wejście

   Eksport PDF daje gotową listę oczekujących z liczbą biletów. Jeśli po rozpoczęciu widać puste miejsca, masz pod ręką osoby, które chciały przyjść.

6. 6

   Po wydarzeniu wróć do niezrealizowanych zapisów

   Osoby, które chciały kupić bilet i nie dostały szansy, to przy następnym wydarzeniu pierwsza grupa, do której warto napisać. W panelu wysyłek wybierasz je segmentem "Lista rezerwowa", o ile zgody na to pozwalają.

Wysyłka e-mail do osób z listy

Kolejka to nie tylko mechanizm rozdzielania miejsc, ale też grupa odbiorców, do których możesz napisać z panelu. W module wysyłek wybierasz segment "Lista rezerwowa", a wiadomość pójdzie do osób z listy przy jednym wydarzeniu albo, jeśli nie wskażesz wydarzenia, przy wszystkich Twoich wydarzeniach.

Segment obejmuje osoby oczekujące w kolejce, osoby z aktywną ofertą i te, którym oferta wygasła bez zakupu. Nie obejmuje osób, które bilet kupiły, ani tych, które wypisały się z listy. Dzięki temu nie zdublujesz komunikatu u kogoś, kto już ma bilet.

Przy wysyłce wybierasz też jej charakter i to od niego zależy krąg odbiorców. Wiadomość operacyjna, czyli komunikat organizacyjny dotyczący tego wydarzenia, trafia do wszystkich z segmentu. Wiadomość marketingowa, na przykład zapowiedź kolejnego wydarzenia, tylko do osób, które przy zapisie zaznaczyły zgodę marketingową.

Co możesz zrobić ręcznie

Automat obsługuje typową sytuację, ale panel listy rezerwowej zostawia Ci kontrolę tam, gdzie jej potrzebujesz. Możesz dopisać do kolejki osobę, która zgłosiła się telefonicznie albo mailem, zmienić kolejność, usunąć wpis oraz pobrać listę w CSV i PDF.

Ze zmianą kolejności warto obchodzić się ostrożnie. Kolejność zapisu jest tym, co czyni listę uczciwą w oczach publiczności, a przesuwanie kogoś na górę bez powodu podważa cały mechanizm. Uzasadnione wyjątki zwykle dotyczą osób, które zgłosiły się poza systemem wcześniej niż zapisani.

Najczęstsze błędy

• Włączenie listy dopiero po wyprzedaniu, gdy zainteresowanie było największe kilka godzin wcześniej
• Komunikat o wyprzedaniu bez linku do zapisów
• Obiecywanie biletu zamiast szansy na bilet
• Ogłoszenie dodatkowej puli publicznie z pominięciem kolejki
• Zbyt wczesne zakończenie sprzedaży, przez które ostatnie zwroty nie mają jak trafić do kolejki
• Zapomniany przycisk zwalniania miejsc po zmianach na planie sali

Dane i zgody

Zapis na listę rezerwową jest zgodą na kontakt w sprawie tego konkretnego wydarzenia. Jeżeli chcesz później pisać do tych osób o kolejnych wydarzeniach, potrzebujesz odrębnej zgody marketingowej, którą uczestnik zaznacza przy zapisie. To ona decyduje, kto zobaczy wysyłkę marketingową do segmentu listy rezerwowej. Każdy zapisany ma w wiadomościach link do rezygnacji z listy.