Darmowe wydarzenia: rejestracja uczestników i walka z pustymi krzesłami

Po co bilety, skoro wstęp jest darmowy

Wydarzenie bez rejestracji wydaje się prostsze, dopóki nie okaże się, że przyszło dwa razy więcej osób, niż mieści sala, albo dwa razy mniej, niż zamówiono cateringu. Rejestracja zamienia domysły w liczbę.

• Wiesz, ilu ludzi się wybiera, i możesz dopasować salę oraz obsługę
• Masz kontakt do uczestników, więc możesz wysłać przypomnienie albo informację o zmianie
• Kontrola wejścia działa tak samo jak przy biletach płatnych
• Przy limitowanej sali unikasz sytuacji, w której odsyłasz ludzi od drzwi
• Budujesz bazę osób zainteresowanych Twoją działalnością na przyszłość

Problem nieobecnych

Darmowa rezerwacja nie kosztuje nic, więc nic nie kosztuje też rezygnacja. Nikt nie odwołuje zapisu, bo nie ma po co, a Ty patrzysz na puste krzesła mimo kompletu zapisanych. To najczęstsza frustracja organizatorów bezpłatnych wydarzeń.

Skala zjawiska bardzo zależy od tematu, pory dnia i tego, jak dawno temu ktoś się zapisał. Im dłuższy odstęp między rejestracją a wydarzeniem, tym więcej osób zwyczajnie zapomni. Dlatego nie warto otwierać zapisów wiele tygodni wcześniej.

Jak ograniczyć liczbę nieobecnych

1. 1

   Otwórz zapisy bliżej terminu

   Dwa lub trzy tygodnie zwykle wystarczą. Zapis dokonany trzy miesiące wcześniej to zapis, o którym uczestnik zapomni.

2. 2

   Wyślij przypomnienie

   Wiadomość dzień wcześniej i rano w dniu wydarzenia realnie podnosi frekwencję. To najprostszy dostępny środek.

3. 3

   Ogranicz liczbę miejsc na osobę

   Rezerwacje po pięć miejsc "dla znajomych" rzadko materializują się w komplecie.

4. 4

   Ułatw rezygnację

   Napisz wprost, że jeśli ktoś nie może przyjść, powinien dać znać. Zwolnione miejsce możesz oddać osobie z listy rezerwowej.

5. 5

   Rozważ opłatę symboliczną

   Nawet niewielka kwota radykalnie zmienia zachowanie, bo zapis przestaje być bezkosztowy. To najskuteczniejszy, choć nie zawsze możliwy środek.

Ile miejsc udostępnić ponad pojemność

Skoro część zapisanych nie przyjdzie, kuszące jest udostępnienie większej liczby miejsc niż faktyczna pojemność sali. To działa, ale wyłącznie wtedy, gdy opierasz się na własnych danych z poprzednich wydarzeń, a nie na ogólnych szacunkach.

Ryzyko jest asymetryczne. Kilka pustych krzeseł to drobiazg, a odesłanie od drzwi osoby z ważną rezerwacją to realny problem wizerunkowy. Jeśli decydujesz się na nadrezerwację, rób to ostrożnie i miej plan na sytuację, w której przyjdą wszyscy: dostawki, miejsca stojące albo transmisja w sąsiedniej sali.

Wstęp wolny, ale pula biletów z gwarancją wejścia

Jest jeszcze trzeci wariant, wygodny wtedy, gdy nie chcesz zamykać wydarzenia za rejestracją, a sala i tak ma skończoną pojemność. Wstęp zostaje wolny dla wszystkich, ale wypuszczasz ograniczoną pulę darmowych biletów, które gwarantują wejście. Kto ma bilet, wchodzi na pewno. Kto przyjdzie bez biletu, wchodzi, o ile zostanie miejsce.

Dla Ciebie to sposób na odzyskanie danych, które przy czystym wstępie wolnym po prostu nie istnieją: masz listę kontaktów, wiesz z wyprzedzeniem, czy zainteresowanie jest duże, i możesz wysłać przypomnienie. Dla odbiorcy ogłoszenie przestaje być samą informacją, a staje się konkretnym powodem do kliknięcia teraz, bo pewność wejścia realnie coś zmienia, nawet gdy nic nie kosztuje. Kurcząca się pula działa przy tym tak samo jak przy biletach płatnych, pod warunkiem że limit jest prawdziwy.

1. 1

   Ustal wielkość puli

   Rozsądny punkt wyjścia to 50-70 procent pojemności sali. Musi zostać miejsce dla osób wchodzących bez biletu, bo inaczej wstęp wolny jest wolny tylko na papierze.

2. 2

   Dodaj darmowy typ biletu z limitem

   W Biletigo utwórz typ biletu z ceną 0 zł i limitem sztuk, na przykład "Wejście gwarantowane". Prowizji od biletów bezpłatnych nie ma.

3. 3

   Napisz wprost, co bilet daje

   W opisie biletu i w ogłoszeniu zaznacz, że wstęp jest wolny, a bilet gwarantuje miejsce. Brak biletu nie jest zakazem wstępu, tylko ryzykiem, że zabraknie miejsca.

4. 4

   Otwórz pulę blisko terminu

   Dwa, trzy tygodnie przed wydarzeniem, z przypomnieniem dzień wcześniej. Przy darmowej puli zasada jest ta sama co przy zwykłych zapisach.

5. 5

   Ustaw kolejność przy wejściu

   Najpierw wpuszczasz i skanujesz bilety, dopiero potem osoby bez biletu, w miarę wolnych miejsc. Bez tej kolejności gwarancja przestaje być gwarancją.

Ryzyka są dwa i oba wynikają ze źle dobranej puli. Jeśli pula równa się pojemności sali, sam sobie likwidujesz wstęp wolny i wracasz do zwykłej rejestracji. Jeśli pula jest za duża, a część zapisanych nie przyjdzie, odsyłasz ludzi od drzwi i patrzysz na puste krzesła jednocześnie. Zaplanuj też dwa strumienie wejścia, osobno dla biletów i osobno dla reszty, oraz moment wygaśnięcia gwarancji, na przykład kwadrans po rozpoczęciu. Ten moment musi być zapisany w warunkach biletu, a nie ustalany przy drzwiach.

Lista rezerwowa

Przy wydarzeniach, które szybko wypełniają limit, lista rezerwowa jest bezpieczniejsza niż nadrezerwacja. Zwolnione miejsca proponujesz kolejnym osobom, a rzeczywista liczba rezerwacji nigdy nie przekracza pojemności sali.

W Biletigo dzieje się to samo: po wyczerpaniu puli uczestnicy zapisują się do kolejki, a gdy miejsce wraca do puli, oferta trafia do kolejnej osoby w kolejności zapisu. Jak wykorzystać taką kolejkę w komunikacji i jak nie zmarnować odzyskanych miejsc, opisujemy w poradniku o liście rezerwowej.

Dane uczestników

Zbieraj tylko te dane, których naprawdę potrzebujesz do obsługi wydarzenia. Każde dodatkowe pole w formularzu obniża liczbę zapisów, a jednocześnie zwiększa Twoje obowiązki związane z ochroną danych osobowych.

Jeśli chcesz później wysyłać informacje o kolejnych wydarzeniach, potrzebujesz do tego odrębnej podstawy niż sam zapis na to jedno spotkanie. Zapis na wydarzenie nie jest automatyczną zgodą na newsletter.