Jak zorganizować koncert: od pomysłu do wejścia publiczności

Kolejność ma znaczenie

Najczęstszy błąd początkujących organizatorów to ogłoszenie koncertu, zanim wszystko jest domknięte. Data podana publicznie staje się zobowiązaniem, a każda późniejsza zmiana kosztuje zaufanie i część sprzedanych biletów. Ogłaszaj dopiero wtedy, gdy masz potwierdzony termin, miejsce i artystę.

1. 1

   Ustal koncepcję i grupę odbiorców

   Odpowiedz sobie, kto ma przyjść i dlaczego akurat na ten koncert. Od tego zależy miejsce, cena biletu i kanały promocji.

2. 2

   Zarezerwuj termin i miejsce

   Sprawdź, co jeszcze dzieje się w mieście tego dnia. Konkurencja o tę samą publiczność potrafi zabrać połowę frekwencji.

3. 3

   Domknij umowę z artystą

   Ustal honorarium, rider techniczny, warunki dojazdu i noclegu oraz to, co się dzieje przy odwołaniu z każdej ze stron.

4. 4

   Policz budżet i próg opłacalności

   Zsumuj koszty stałe i policz, ile biletów musisz sprzedać, żeby wyjść na zero. Ten próg rentowności kontroluj przez cały okres sprzedaży.

5. 5

   Uruchom sprzedaż biletów

   Przygotuj stronę wydarzenia z opisem, terminem i grafiką, ustaw typy biletów i uruchom sprzedaż razem z ogłoszeniem.

6. 6

   Prowadź promocję do ostatniego dnia

   Sprzedaż koncentruje się na starcie i w ostatnim tygodniu. Zaplanuj komunikaty na obie te fazy, nie tylko na premierę ogłoszenia.

7. 7

   Dopnij produkcję i obsługę wejścia

   Potwierdź technikę, harmonogram dnia, obsadę wejścia i osobę odpowiedzialną za rozstrzyganie problemów.

Budżet i próg opłacalności

Koszty koncertu dzielą się na stałe, które poniesiesz niezależnie od frekwencji, i zmienne, rosnące wraz z liczbą widzów. Próg opłacalności liczy się z kosztów stałych podzielonych przez marżę na jednym bilecie.

Jak ustalić cenę biletu

Punktem wyjścia jest to, ile płaci się w Twoim mieście za podobne wydarzenie, a nie to, ile potrzebujesz, żeby spiąć budżet. Jeśli cena wynikająca z kosztów wyraźnie odstaje od rynku, problem leży w kosztach, nie w cenniku.

Zamiast mnożyć rodzaje biletów, rozważ dwie tury cenowe: tańsza pula na start, cena regularna później. Dostajesz naturalny powód do komunikacji, a wcześni kupujący czują, że im się opłaciło.

Promocja: dwie fale sprzedaży

Sprzedaż biletów rzadko rozkłada się równomiernie. Pierwsza fala przychodzi zaraz po ogłoszeniu i obejmuje osoby, które i tak przyszłyby na tego artystę. Druga, zwykle większa, pojawia się w ostatnim tygodniu i dotyczy osób decydujących się w ostatniej chwili.

• Ogłoszenie z konkretem: kto, gdzie, kiedy, ile kosztuje bilet
• Materiał, który da się udostępnić: nagranie, zapowiedź, zdjęcie z poprzedniej edycji
• Przypomnienie na tydzień przed z informacją o kończącej się puli, jeśli to prawda
• Wpis w lokalnych informatorach kulturalnych, często bezpłatny
• Prośba do artysty o udostępnienie wydarzenia w jego kanałach

Dzień koncertu

Przygotuj pisemny harmonogram godzinowy i prześlij go wszystkim: obsłudze, technice i artyście. Powinien obejmować wnoszenie sprzętu, próbę dźwięku, otwarcie drzwi, start i koniec. Większość problemów w dniu wydarzenia wynika z braku przepływu informacji, a nie z samej organizacji.

Obsługę wejścia policz z zapasem i wyznacz osobę, która nie skanuje biletów, tylko rozstrzyga sytuacje sporne. Bileter zajęty rozmową o problematycznym bilecie to zatrzymana kolejka.